Svensk offentlig sektor har varit hopplöst efter sina skandinaviska grannar när det gäller e-faktura. Men nu ser det ut att vända och hjälpen kommer oväntat från EU.
Endast hälften av de fakturor svenska myndigheter tar emot är digitala. Det placerar Sverige i en bottenposition i jämförelse med de nordiska grannarna. Föregångslandet är Danmark där pappersfakturor i offentlig sektor blev förbjudna redan 2005.
Börjar röra på sig
Nu börjar det hända saker även i Sverige. Senast den 1 november nästa år ska svenska myndigheter vara anslutna till den EU-standarden PEPPOL, för hantering av e-fakturor. PEPPOL är en förkortning för Pan-European Public Procurement Online. Det är en lösning för elektroniska inköp och ett resultat av EU-projekt, som pågick mellan åren 2008 till 2012.
Sören Pedersen, som varit projektledare vid Ekonomistyrningsverket, ESV, konstaterar att omkring 70 procent av svenska myndigheter idag har anslutit sig till standarden.
– Vi hade kanske hoppats på att fler skulle ha anslutit sig, men det tickar på. Det överordnade är att ett brett införande av e-faktura äntligen är på gång, säger Sören Pedersen.
När det gäller kommuner och landsting, uppskattar han att mellan 5 och 10 procent har anslutit sig. Då är att betänka att kommuner och landsting inte omfattas av ESV:s föreskrifter.
Nytt lagförslag skyndar på
Något som kommer att påskynda införandet av e-faktura ytterligare är att regeringen i somras presenterade ett lagförslag om elektroniska fakturor i offentlig upphandling.
– Genom regeringens lagförslag kommer alla inköp i offentlig sektor att omfattas av e-faktura, säger Anderz Petersson, som arbetar med samordning av den nya lagen vid ESV.
Att regeringens förslag innefattar alla inköp gör att PEPPOL blir ännu viktigare. Sverige ser alltså ut att kunna jämföra sig med Danmark, utan att skämmas. Där sker nästan 100 procent av all fakturering mellan myndigheter med e-faktura. Situationen i Norge är nästan likadan.
– På sikt är standarden tänkt att kunna användas för hela inköpsprocessen, säger Sören Pedersen.
Förhoppningsvis kommer lagen att vara verklighet senast i juni 2019, men kanske tidigare än så.
Stora besparingsmöjligheter
ESV har försökt att uppskatta nyttan av e-fakturering enligt PEPPOL och kommit fram till att det görs besparingar på omkring 1,7 miljarder kronor under en period mellan tre och fyra år. I besparingarna ingår exempelvis transporter, miljöpåverkan och tid.
För drygt en månad sedan tecknade ESV ett ramavtal för PEPPOL med leverantören Opuscapita där Matts Ek är produktchef.
– Se oss som en operatör. Vi tar emot en fil, validerar, konverterar, certifierar den och skickar den vidare i nätverket, säger Matts Ek.
Han är fylld av optimism när det gäller PEPPOL och han är övertygad om att standarden kommer att användas i hela processen. Inte bara, som idag, för utgående kundfakturor.
– Tyskland till exempel är på väg att anta PEPPOL som standard även för affärer mellan företag. Det blir i så fall en kraftfull motor.
Uppsjö av standarder har hindrat
Matts Ek har lång erfarenhet av e-handel och hans förklaring till att det dröjt så länge för offentlig sektor att införa e-faktura är kort och gott: Att det funnits så många olika standarder. Då syftar har på de många standarderna som stora företag utvecklat och använt.
– Det har gjort det både komplext och dyrt för myndigheter att börja använda e-faktura.
Det tycks alltså som om svensk offentlig sektor äntligen börjar använda e-fakturor och det måste nog ses som mycket märkligt att en EU-standard ger draghjälp. EU brukar ju för det mesta stå för byråkratiska pålagor. Att PEPPOL dessutom tycks bli standard för elektronisk handel mellan företag gör kanske att Sverige inte bara kommer ikapp, utan dessutom gör att Sverige får en modern plattform som gäller i hela EU. Den gamla devisen ”vänta och se” är alltså inte något allt igenom dåligt.
Om skribenten
Håkan Ogelid är fil-kand i matematik och teoretisk filosofi vid Uppsala universitet med lång journalistisk erfarenhet. Han har bland annat varit chefredaktör för tidskrifterna Civilingenjören och Civilekonomen. I 20 år var han redaktionschef på Computer Sweden. Idag är han frilans. Du når Håkan här.
Vill du få tillgång till veckobrevet för DF Analys?
Att skylla den dåliga ”anlsutningsgraden” på olika standarder är ju dock i mina ögon felaktigt. Har man som mottagare avtel med en operatör, så är det ju faktisikt operatörens uppgift att som Eek själv skirver ”…tar emot en fil, validerar, konverterar, certifiera och skicka vidare…”
Jag anser att den verkligen orsaken varit det tidigare avtal som staten haft för mottagning av E-fakturor. Detta ”straffade” små leverantörer, och myndigheter, då de fick betala per ny leverantörer som skulle börja skicka till mottagaren.
Detta gjorde att de flesta mottagare tänkte efter innan de bestämde om en leverantörer skulle få skicka E-fakturor till dem.
Det finns massor av små leverantörer som har börjat skickat E-fakturor till statliga myndigheter, men som inte fått fortsätta med detta, pga ”de är för små”eller ”vi har inte tid att ansluta nya leverantörer” eller ”just nu har vi fyllt vår kvot av E-faktura leverantörer”
Plus att det fortfarande ite är krav på att ta emot E-fakturor. Det är bara krav på att man skall kunna ta emot E-fakturor. Det lämar en möjlighet att neka leverantörer som vill skicka.